WYTYCZNE
Ministra Pracy i Polityki Społecznej
dla Powiatowych Urzędów Pracy w związku z rejestracją oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom na warunkach określonych w §2 pkt 27 i 27a rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 sierpnia 2006 r. w sprawie wykonywania pracy przez cudzoziemców bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1116, z późn. zm.)
1.      Oświadczenia nie mogą prowadzić do nadużywania procedury ułatwionego uzyskania wizy przez cudzoziemców zamierzających wjechać do Polski w celu innym niż deklarowany (podjęcie zatrudnienia u pracodawcy wskazanego w oświadczeniu). Dlatego istotne jest szerokie współdziałanie z Państwową Inspekcją Pracy, Strażą Graniczną, placówkami konsularnymi, poprzez m.in. niezwłoczne udzielanie na ich wniosek wszelkich informacji związanych
z rejestracją oświadczeń, co przyczyni się do zapobiegania wykorzystywaniu uproszczonej procedury niezgodnie z jej przeznaczeniem.
2.      Uprawnienie do wykonywania pracy na zasadach określonych w §2 pkt 27 i 27a rozporządzenia
w sprawie wykonywania pracy przez cudzoziemców bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę ma charakter pilotażowy i obowiązuje do 31 grudnia 2010 r. Oznacza to, że oświadczenia pracodawców, które opiewają na czas wykonywania pracy przez cudzoziemca po upływie tego terminu, nie powinny być rejestrowane.
3.      Od 30 listopada 2009 r. także obywatele Gruzji mogą podejmować pracę w Polsce na zasadach uproszczonych. Należy zatem uwzględnić obywateli tego kraju w danych sprawozdawczych przekazywanych co miesiąc do wojewódzkich urzędów pracy.  
4.      Rejestracja oświadczenia nie powinna być wyłącznie czynnością techniczną – urzędom  rejestrującym oświadczenia zaleca się zwrócenie uwagi zarówno na wiarygodność zamiaru powierzenia wykonywania pracy, której dotyczy oświadczenie, jak też na staranność wypełnienia druku oświadczenia, ponieważ przedmiotowe oświadczenie będzie podstawą uzyskania wizy w celu wykonywania pracy o symbolu D/08 lub C/08. W związku z powyższym rekomenduje się, by rejestracją oświadczeń zajmował się pracownik merytoryczny PUP.
5.      W zalecanym wzorze formularza oświadczenia (w załączeniu) wprowadzono element deklaracji oświadczeniodawcy dotyczący prowadzenia działalności gospodarczej lub rolniczej albo braku tychże. Powiatowe urzędy pracy proszone są o weryfikację (w miarę możliwości) zgodności powyższych deklaracji ze stanem faktycznym na podstawie okazanych przez podmiot dokumentów, danych dostępnych z innych źródeł (np. elektroniczna baza KRS), czy też w oparciu o wiedzę organu (znajomość podmiotu składającego oświadczenie). Prowadzenie działalności gospodarczej potwierdzają m.in. wpis do KRS, wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej, w przypadku działalności rolniczej może to być m.in. zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniu w KRUS, zaświadczenie z Urzędu Gminy o powierzchni fizycznej i przeliczeniowej gospodarstwa rolnego lub inny dokument potwierdzający posiadanie gospodarstwa rolnego (np. oświadczenie określone w art. 7 ust. 1 ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego (Dz. U. z 2003 r., Nr 64, poz. 592 z późn. zm.).
6.      W przypadku oświadczeniodawcy będącego osobą fizyczną, nie prowadzącą działalności gospodarczej ani rolniczej, weryfikacja następuje poprzez sprawdzenie tożsamości osoby.
7.      W przypadku, gdy liczba złożonych przez podmiot oświadczeń lub też inne elementy oświadczenia budzą poważne i uzasadnione podejrzenia co do fikcyjnego zamiaru zatrudnienia cudzoziemca czy też występowania innego rodzaju nadużyć, należy rozważyć przekazanie tej informacji organom  kontrolnym (SG, PIP, Policja).
8.      Informację o dokonaniu weryfikacji prosimy umieścić w polu „rejestracja oświadczenia
w Powiatowym Urzędzie Pracy” znajdującego się w dolnej części zalecanego formularza oświadczenia.
9.      Elektroniczna wersja zmodyfikowanego wzoru oświadczenia powinna być dostępna na stronach internetowych wszystkich PUP-ów i rozpowszechniana wśród pracodawców. Oświadczenia wypełniane według poprzednio opracowanego wzoru nadal jednak powinny być przyjmowane. Pracodawcy je składający powinni otrzymywać do zapoznania się i podpisu pouczenie
o konsekwencjach prawnych powierzenia pracy cudzoziemcowi jak i wykorzystywania systemu oświadczeniowego do celów niezgodnych z deklarowanymi (w załączeniu).
10.  Zaleca się, aby pracownik PUP dokonujący rejestracji oświadczenia przedkładał pracodawcy do zapoznania się i podpisu pouczenie o konsekwencjach prawnych powierzenia pracy cudzoziemcowi jak i wykorzystywania systemu oświadczeniowego do celów niezgodnych z deklarowanymi
(w załączeniu). W treści pouczenia znajduje się także informacja na temat możliwości przetwarzania przez PUP danych zawartych w oświadczeniu, w tym przekazywania ich organom kontrolnym
(SG, PIP, Policja). Elektroniczna wersja druku pouczenia powinna być dostępna na stronach internetowych PUP i powinna być rozprowadzana wśród pracodawców. Kopię podpisanego pouczenia zatrzymuje się w ewidencji organu rejestrującego oświadczenie. Odmowa zapoznania się
z pouczeniem prawnym jest odnotowywana na druku oświadczenia w polu „rejestracja oświadczenia w Powiatowym Urzędzie Pracy”. PUP mogą przygotować dwustronne formularze - z oświadczeniem na jednej, a pouczeniem na drugiej stronie - ich użycie powinno być uzależnione od warunków lokalnych i wyboru pracodawcy. W przypadku pracodawców składających wiele oświadczeń wystarczy podpisanie jednego egzemplarza pouczenia.
11.  Oświadczenia powinny być wypełnione czytelnie, najlepiej pismem drukowanym, aby umożliwić bezproblemową weryfikację danych identyfikujących zarówno pracodawcę jak i cudzoziemca.